Les rôles et les autorisations permettent à votre équipe de collaborer en toute sécurité. Ils définissent ce à quoi chaque utilisateur peut accéder et les actions qu’il peut effectuer. C’est particulièrement important en recrutement, car les profils des candidats peuvent contenir des CV, des notes d’évaluation, des retours d’entretien, des analyses de l’IA et l’historique des décisions.
Pourquoi les autorisations comptent
Les autorisations vous aident à :
- Protéger les données des candidats
- Éviter les modifications accidentelles des offres ou des flux de travail
- Garder le contrôle des décisions de recrutement
- Réserver les actions sensibles aux bonnes personnes
- Faciliter la collaboration des intervieweurs et des évaluateurs
Types de rôles courants
Votre équipe peut compter plusieurs types d’utilisateurs.
Les quatre rôles standard
Talinty propose quatre rôles intégrés, avec des accès de plus en plus larges. La plupart des espaces de travail n’ont besoin de rien d’autre.
- Propriétaire. Accès complet, y compris la facturation et la suppression de l’espace de travail.
- Administrateur. Gestion opérationnelle : utilisateurs, offres, paramètres, intégrations. Pas d’accès à la facturation.
- Recruteur. Travail de recrutement au quotidien : offres, candidats, tests, communications. Pas de gestion des utilisateurs.
- Responsable du recrutement. Collaboration sur les décisions de recrutement, limitée aux postes qui lui sont attribués.
Chaque rôle reprend tous les droits du rôle inférieur. Un administrateur peut faire tout ce que fait un recruteur. Un recruteur peut faire tout ce que fait un responsable du recrutement, sur le même périmètre.
Détail par rôle
Le rôle Propriétaire est le plus puissant. Les propriétaires peuvent supprimer l’espace de travail, modifier la facturation et réattribuer le rôle de propriétaire. Deux principes :
- Limitez leur nombre. Un ou deux propriétaires suffisent pour la plupart des entreprises. Un petit espace de travail peut n’en avoir qu’un.
- Le rôle Propriétaire est lié à la relation avec Talinty, pas à la fonction de recrutement. La personne qui a signé le contrat ou qui paie la facture est le bon propriétaire. Ce n’est pas forcément le directeur du recrutement.
Le rôle Administrateur est le rôle opérationnel principal. Les administrateurs gèrent l’espace de travail au quotidien : ils gèrent les utilisateurs, configurent les paramètres, mettent en place les intégrations et règlent l’IA. Le directeur du recrutement, le responsable des opérations RH et les recruteurs seniors font de bons administrateurs. Les administrateurs n’ont pas accès à la facturation, ce qui évite les erreurs coûteuses.
Le rôle Recruteur est celui de la plupart des membres de votre équipe. Les recruteurs font le travail de recrutement : publier des offres, examiner les candidats, faire passer des tests, échanger avec les candidats, remplir des grilles d’évaluation. Ils ne peuvent pas ajouter d’utilisateurs ni modifier les paramètres, mais ils peuvent faire tout ce qui sert à pourvoir les postes.
Le rôle Responsable du recrutement est un rôle limité, destiné aux personnes extérieures à l’équipe de recrutement. Exemple type : un responsable de l’ingénierie qui fait passer des entretiens à des ingénieurs pour sa propre équipe. Il doit voir les candidats, examiner leur travail, laisser des retours et donner son avis sur les décisions. Il n’a pas besoin de voir les autres postes de l’entreprise, de modifier les paramètres de l’IA ni de gérer d’autres personnes.
L’accès des responsables du recrutement est limité à des postes précis. Il prend fin à la clôture du poste. S’ils ont besoin d’accéder à un nouveau poste, attribuez-le-leur.
Choisir le bon rôle
Quelques principes :
- Par défaut, choisissez le rôle le plus restreint qui permet à la personne de faire son travail. Vous pourrez toujours élargir l’accès. Retirer un accès après coup est délicat, et parfois gênant.
- Choisissez le rôle selon la fonction, pas selon l’ancienneté. Un responsable de l’ingénierie expérimenté qui recrute pour son équipe est Responsable du recrutement, pas Administrateur. Un chargé des opérations RH junior qui gère l’espace de travail au quotidien peut vraiment avoir besoin du rôle Administrateur.
- Réservez le rôle Propriétaire au groupe le plus restreint possible. Les propriétaires peuvent supprimer l’espace de travail. C’est un vrai pouvoir.
- N’utilisez pas le rôle Recruteur pour donner « beaucoup d’accès » à une personne qui devrait être Responsable du recrutement. La limitation de ce rôle est voulue. Ce n’est pas un défaut.
Changer de rôle plus tard
Un changement de rôle prend effet immédiatement, sans perte de données. Le collègue reste l’auteur de ses notes, grilles d’évaluation et actions passées. Seules ses autorisations pour les nouvelles actions changent.
Il y a une exception : le passage au rôle Responsable du recrutement. Si la personne avait accès à tous les postes en tant que recruteur, elle ne verra plus que les postes qui lui sont explicitement attribués. Attribuez-lui ses postes avant que le changement ne prenne effet.
