تساعد الأدوار والصلاحيات فريقكم على التعاون بأمان. فهي تحدد ما يمكن لكل مستخدم الوصول إليه والإجراءات التي يمكنه تنفيذها. وهذا مهم بشكل خاص في التوظيف، لأن ملفات المرشحين قد تتضمن السير الذاتية، وملاحظات التقييم، وآراء المقابلات، وتحليلات الذكاء الاصطناعي، وسجل القرارات.
لماذا تهم الصلاحيات
تساعدكم الصلاحيات على:
- حماية بيانات المرشحين
- تجنّب التغييرات غير المقصودة في الوظائف أو مسارات العمل
- إبقاء قرارات التوظيف تحت السيطرة
- حصر الإجراءات الحساسة في الأشخاص المناسبين
- تسهيل التعاون على مُجري المقابلات والمراجعين
أنواع الأدوار الشائعة
قد يضم فريقكم عدة أنواع من المستخدمين.
الأدوار المعيارية الأربعة
تعتمد Talinty أربعة أدوار مدمجة، تتسع صلاحياتها تدريجيًا. ولا تحتاج معظم مساحات العمل إلى أكثر من ذلك.
- المالك. وصول كامل، بما في ذلك الفوترة وحذف مساحة العمل.
- المشرف. إدارة العمليات: المستخدمون، والوظائف، والإعدادات، والتكاملات. دون الوصول إلى الفوترة.
- مسؤول التوظيف. أعمال التوظيف اليومية: الوظائف، والمرشحون، والاختبارات، والمراسلات. دون إدارة المستخدمين.
- مدير التوظيف. التعاون في قرارات التوظيف، مقتصرًا على الوظائف المسندة إليه.
يشمل كل دور جميع صلاحيات الدور الذي يليه. فالمشرف يستطيع فعل كل ما يفعله مسؤول التوظيف، ومسؤول التوظيف يستطيع فعل كل ما يفعله مدير التوظيف، ضمن النطاق نفسه.
تفاصيل كل دور
دور المالك هو الأقوى. إذ يستطيع المالكون حذف مساحة العمل، وتغيير الفوترة، وإسناد دور المالك إلى غيرهم. وهناك مبدآن:
- اجعلوا عددهم محدودًا. فمالك أو اثنان يكفيان لمعظم الشركات، وقد يكون لمساحة العمل الصغيرة مالك واحد فقط.
- يرتبط دور المالك بالعلاقة التعاقدية مع Talinty، لا بوظيفة التوظيف. فالشخص الذي وقّع العقد أو يدفع الفاتورة هو المالك المناسب، وقد لا يكون مدير إدارة التوظيف.
دور المشرف هو دور التشغيل الرئيسي. فالمشرفون يديرون مساحة العمل يوميًا، ويديرون المستخدمين، ويضبطون الإعدادات، ويُعدّون التكاملات، ويضبطون الذكاء الاصطناعي. ويصلح لهذا الدور مدير إدارة التوظيف، ومسؤول عمليات استقطاب المواهب، ومسؤولو التوظيف ذوو الخبرة. ولا يستطيع المشرفون الوصول إلى الفوترة، مما يحمي من الأضرار غير المقصودة.
دور مسؤول التوظيف هو الدور الذي سيحمله معظم أعضاء فريقكم. فمسؤولو التوظيف يتولون العمل الفعلي: نشر الوظائف، ومراجعة المرشحين، وإجراء الاختبارات، والتواصل مع المرشحين، وإرسال بطاقات التقييم. ولا يستطيعون إضافة مستخدمين أو تغيير الإعدادات، لكنهم يستطيعون فعل كل ما يتعلق بشغل الوظائف.
دور مدير التوظيف دور محدود النطاق مخصص للأشخاص من خارج فريق التوظيف. والمثال المعتاد: مدير هندسة يُجري مقابلات مع مهندسين لفريقه. فهو يحتاج إلى رؤية المرشحين، ومراجعة أعمالهم، وتقديم آرائه، والمشاركة في القرارات. ولا يحتاج إلى رؤية الوظائف الأخرى في الشركة، أو تغيير إعدادات الذكاء الاصطناعي، أو إدارة أي شخص آخر.
يقتصر وصول مديري التوظيف على وظائف محددة، أي أن الوصول ينتهي عند إغلاق الوظيفة. وإذا احتاجوا إلى الوصول إلى وظيفة جديدة، فأسندوها إليهم.
اختيار الدور المناسب
بعض المبادئ:
- اختاروا افتراضيًا الدور الأكثر تقييدًا الذي يتيح للشخص أداء عمله. فيمكنكم دائمًا منح صلاحيات إضافية، أما سحب الصلاحيات لاحقًا فأمر مُربك ومحرج أحيانًا.
- اختاروا الدور حسب الوظيفة لا حسب الأقدمية. فمدير الهندسة ذو الخبرة الذي يُجري مقابلات لفريقه يحمل دور مدير التوظيف لا المشرف. أما موظف عمليات استقطاب المواهب المبتدئ الذي يدير مساحة العمل يوميًا، فقد يحتاج فعلًا إلى دور المشرف.
- احصروا دور المالك في أصغر مجموعة ممكنة. فالمالكون يستطيعون حذف مساحة العمل، وهذه صلاحية كبيرة فعلًا.
- لا تستخدموا دور مسؤول التوظيف لمنح «صلاحيات واسعة» لشخص ينبغي أن يحمل دور مدير التوظيف. فتحديد نطاق دور مدير التوظيف ميزة مقصودة وليس قيدًا.
تغيير الأدوار لاحقًا
يسري تغيير دور أي شخص فورًا، دون فقدان أي بيانات. ويبقى الزميل صاحب ملاحظاته وبطاقات تقييمه وإجراءاته السابقة، ولا تتغير إلا صلاحياته في الإجراءات الجديدة.
الاستثناء هو نقل شخص إلى دور مدير التوظيف. فإذا كان يصل إلى جميع الوظائف بصفته مسؤول توظيف، فسيفقد الاطلاع على كل ما لم يُسند إليه صراحةً. لذا تأكدوا من إسناد الوظائف إليه قبل أن يسري التغيير.
