Le principe de base
Dans une note ou une grille d’évaluation visible par l’équipe, tapez @ puis le début du nom d’un collègue. Une liste de suggestions affiche les collègues correspondants. Choisissez-en un et terminez votre phrase. La mention devient un lien cliquable vers son profil, et la personne reçoit une notification.
Les mentions ne fonctionnent que dans les contenus visibles par l’équipe. Dans une note privée, le @ reste du texte simple et aucune notification n’est envoyée.
Ce que voit la personne mentionnée
Lorsque vous mentionnez quelqu’un, cette personne reçoit une notification avec :
- Votre nom et ce que vous avez écrit (un aperçu de la note).
- Le nom du candidat et son étape actuelle.
- Un lien direct qui ouvre le profil du candidat à l’endroit de votre note.
L’envoi des notifications dépend de ses préférences :
- Notification dans l’application. Toujours. Elle apparaît sous l’icône de cloche, dans la navigation supérieure.
- Notification par e-mail. Si la personne a activé les notifications par e-mail dans les paramètres de son profil.
- Notification sur mobile. Si la personne a installé l’application mobile et activé cette option.
Mentionner, affecter ou réaffecter
La mention est l’action la plus légère. Elle signifie : « J’attire votre attention sur ce point. » Elle ne rend pas la personne mentionnée responsable du candidat, ne transfère pas le dossier et ne modifie pas les autorisations.
Si vous avez vraiment besoin qu’une personne reprenne un candidat (parce que vous êtes absent, que vous quittez l’équipe ou que le candidat relève vraiment de quelqu’un d’autre), c’est une autre action : la réaffectation du candidat. La réaffectation change la personne responsable. La mention attire seulement l’attention.
N’utilisez pas une mention quand vous voulez affecter un candidat. La personne mentionnée peut répondre, mais elle peut aussi penser que vous gardez la main.
Mentions de groupe
Pour attirer l’attention de plusieurs personnes à la fois, il existe des mentions de groupe :
- @recruiters prévient toutes les personnes qui ont le rôle Recruteur.
- @admins prévient toutes les personnes qui ont le rôle Administrateur.
- @hiring_managers_for_this_role prévient tous les responsables du recrutement affectés à ce poste.
Les mentions de groupe sont utiles quand toute l’équipe doit donner son avis, mais elles génèrent beaucoup de notifications. Pour obtenir une réponse précise, une mention individuelle est presque toujours plus efficace.
Quand mentionner, et quand s’en abstenir
Une mention interrompt la personne qui la reçoit.
Utilisez-la lorsque :
- Vous avez besoin de l’avis d’une personne précise pour avancer.
- Vous transmettez un candidat à un collègue précis.
- Une décision doit être validée par le responsable du recrutement.
- Un candidat en fin de parcours pose une question à laquelle une seule personne peut répondre.
Évitez la mention lorsque :
- La note est informative et n’appelle pas de réponse.
- L’équipe verra la note de toute façon lors de sa revue habituelle.
- L’avancement du candidat ne dépend pas de la personne mentionnée.
Dans un espace de travail où tout le monde est mentionné sur chaque candidat, plus personne ne prête attention aux mentions. Mieux vaut les utiliser avec modération.
Relancer après vos propres mentions
Si vous mentionnez quelqu’un et qu’il ne répond pas, attendez un ou deux jours avant de relancer. Deux façons de faire :
- La mention de relance. Répondez à votre propre note avec une nouvelle mention : « @sonnom, un avis sur ce candidat ? J’aimerais avancer cette semaine. » C’est léger et cela fonctionne généralement.
- Un autre canal. Un message Slack ou un rapide « Bonjour, avez-vous vu ma mention sur Sara M. ? » est plus rapide pour les sujets urgents. Le message Slack sert à attirer l’attention. La décision et le contexte restent dans la note.
Ce qui ne fonctionne pas : mentionner la même personne trois fois dans trois notes différentes en espérant que l’une d’elles soit vue. Si la personne n’a pas répondu, le canal ne fonctionne pas. Changez de canal.
