Choisissez d’abord un rôle
Talinty attribue les autorisations selon les rôles. Choisir le bon rôle dès le départ vous évite des corrections plus tard. Les quatre rôles standard :
- Propriétaire. Accès complet, y compris la facturation et la suppression de l’espace de travail. Vous pouvez avoir plusieurs propriétaires, mais faites-le avec prudence. Ce rôle convient à la personne ou aux personnes responsables de la relation avec Talinty (celle qui a signé le contrat, celle qui paie la facture).
- Administrateur. Gère les utilisateurs, les offres, les intégrations et les paramètres. Ne peut pas modifier la facturation. Ce rôle convient aux responsables de l’acquisition de talents, aux équipes des opérations RH ou à la personne qui gère l’espace de travail au quotidien.
- Recruteur. Crée et gère les offres, les candidats, les tests et les retours. Ne peut pas ajouter ni retirer d’utilisateurs. Ce rôle convient aux membres de l’équipe qui font le travail de recrutement.
- Responsable du recrutement. Ne voit que les offres qui lui sont attribuées. Il dispose de tous les outils de collaboration (retours, mentions, grilles d’évaluation) pour ces offres, et de rien d’autre. Ce rôle convient aux responsables de l’ingénierie, aux responsables commerciaux et à toute personne extérieure à l’équipe de recrutement qui participe au recrutement de sa propre équipe.
Quelques principes simples pour choisir un rôle :
- Par défaut, choisissez le rôle le plus restreint qui permet à la personne de faire son travail. Vous pourrez toujours élargir l’accès. Retirer un accès après coup est délicat.
- Réservez le rôle Propriétaire au groupe le plus restreint possible, idéalement une ou deux personnes. Les propriétaires peuvent supprimer l’espace de travail : c’est un pouvoir important.
- Les responsables du recrutement n’ont pas besoin de voir les postes pour lesquels ils ne font pas passer d’entretiens. Attribuez-leur des offres précises pour garder leur vue ciblée.
Envoyez l’invitation
- Accédez à Paramètres → Équipe.
- Cliquez sur Inviter un collègue, en haut à droite.
- Saisissez son adresse e-mail professionnelle, choisissez un rôle et, si vous le souhaitez, attribuez-lui des offres précises.
- Cliquez sur Envoyer l’invitation.
Talinty lui envoie par e-mail un lien valable sept jours. Tant qu’il n’a pas accepté, l’invitation apparaît comme En attente sur la page Équipe. Vous pouvez l’y renvoyer ou l’annuler.
Ce que voit votre collègue
Lorsqu’il clique sur le lien d’invitation, votre collègue suit une version plus courte du parcours de démarrage :
- Il confirme son nom et définit un mot de passe.
- Il arrive sur le tableau de bord, avec le rôle que vous lui avez attribué.
- S’il est responsable du recrutement et affecté à des offres précises, ce sont les seules offres qu’il verra dans la liste Offres.
- Tout le reste lui est masqué, par conception. Il ne voit pas de contenu « manquant » et ne sait pas qu’il existe d’autres postes dans l’espace de travail. Sa vue reste claire.
- S’il a un accès Recruteur, Administrateur ou Propriétaire, il voit tout l’espace de travail dès sa première connexion.
Aidez-le à prendre ses repères
Quelques petites actions font une vraie différence la première fois qu’une nouvelle personne arrive dans votre espace de travail :
- Mentionnez-le dans le profil d’un candidat avec @sonnom. Il recevra une notification et comprendra en une seule fois comment les retours circulent dans Talinty.
- Partagez avec lui un onglet sur un poste ouvert. C’est le moyen le plus rapide de lui montrer ce que vous avez déjà filtré et noté, sans démonstration de trente minutes.
- Demandez-lui d’activer les notifications par e-mail dans les paramètres de son profil. Par défaut, Talinty n’envoie que des notifications dans l’application, qui passent inaperçues tant qu’il ne pense pas à les consulter.
- Orientez-le vers ce centre d’aide. La section « Commencer » lui prendra environ une heure. Elle vous évitera beaucoup de messages Slack du type « Où est-ce que je trouve… ? ».
Gérer vos collègues par la suite
Les choses évoluent. Des personnes changent de rôle, quittent l’équipe ou prennent de nouvelles responsabilités. Dans Paramètres → Équipe, vous pouvez :
- Changer le rôle d’une personne. C’est utile lorsqu’un recruteur devient responsable d’équipe, ou lorsqu’un responsable du recrutement rejoint l’équipe de recrutement à temps plein.
- Réattribuer ses offres. C’est surtout utile pour les responsables du recrutement, dont l’accès est limité à certains postes.
- Renvoyer ou annuler les invitations en attente. Les invitations en attente expirent au bout de sept jours. Vous pouvez les renvoyer avant ce délai ou les annuler à tout moment.
- Désactiver un ancien collègue. Lorsqu’une personne part, désactivez son compte plutôt que de le supprimer. La désactivation conserve ses notes, ses retours et sa piste d’audit : l’historique des recrutements passés reste intact. Son accès est retiré immédiatement.
Un mot sur la sécurité
Les propriétaires et les administrateurs peuvent voir, modifier et supprimer beaucoup de choses. Traitez ces rôles comme les clés du bâtiment, car c’est en pratique ce qu’ils sont. Quelques bonnes pratiques simples :
- Limitez le rôle Propriétaire à une ou deux personnes.
- Utilisez l’authentification unique (SSO) dès qu’elle est disponible dans votre espace de travail, et rendez-la obligatoire pour les rôles Administrateur et Propriétaire.
- Vérifiez la page Équipe chaque trimestre. Désactivez les personnes qui sont parties.
- Ne partagez jamais vos identifiants de connexion. Si deux personnes ont besoin d’un accès, invitez-les toutes les deux.
