دعوة أول زميل إلى فريقكم

اختاروا الدور أولًا

تعتمد Talinty صلاحيات قائمة على الأدوار. واختيار الدور المناسب من البداية يوفّر عليكم التصحيح لاحقًا. والأدوار المعيارية الأربعة هي:

• المالك. وصول كامل، بما في ذلك الفوترة وحذف مساحة العمل. يمكن أن يكون لديكم أكثر من مالك، لكن تعاملوا مع ذلك بحذر. ويناسب هذا الدور الشخص أو الأشخاص المسؤولين عن العلاقة مع Talinty (من وقّع العقد، ومن يدفع الفاتورة).
• المشرف. يدير المستخدمين، والوظائف، والتكاملات، والإعدادات، ولا يستطيع تغيير الفوترة. ويناسب هذا الدور مسؤولي استقطاب المواهب، أو فريق عمليات الموارد البشرية، أو من يدير مساحة العمل يوميًا.
• مسؤول التوظيف. يُنشئ الوظائف والمرشحين والاختبارات والآراء ويديرها، ولا يستطيع إضافة مستخدمين أو إزالتهم. ويناسب هذا الدور أعضاء الفريق الذين يتولون العمل الفعلي في التوظيف.
• مدير التوظيف. لا يرى إلا الوظائف المسندة إليه. ويحصل على أدوات التعاون الكاملة (الآراء، والإشارات، وبطاقات التقييم) داخل هذه الوظائف، ولا شيء خارجها. ويناسب هذا الدور مديري الهندسة، وقادة المبيعات، وكل من هو خارج فريق التوظيف ويشارك في التوظيف لفريقه.

بعض المبادئ السريعة لاختيار الأدوار:

• اختاروا افتراضيًا الدور الأكثر تقييدًا الذي يتيح للشخص أداء عمله. فيمكنكم دائمًا منح صلاحيات إضافية، أما سحب الصلاحيات لاحقًا فأمر مُربك.
• احصروا دور المالك في أصغر مجموعة ممكنة، ويُفضَّل أن يكونوا شخصًا أو شخصين. فالمالكون يستطيعون حذف مساحة العمل، وهذه صلاحية كبيرة.
• لا يحتاج مديرو التوظيف إلى رؤية الوظائف التي لا يُجرون لها مقابلات. أسندوا إليهم وظائف محددة ليبقى عرضهم مركّزًا.

إرسال الدعوة

1. انتقلوا إلى الإعدادات ← الفريق.
2. انقروا على «دعوة زميل» في أعلى اليمين.
3. أدخلوا بريده الإلكتروني المهني، واختاروا دورًا، ويمكنكم اختياريًا إسناد وظائف محددة إليه.
4. انقروا على «إرسال الدعوة».

ترسل Talinty إليه رابطًا بالبريد الإلكتروني صالحًا لمدة سبعة أيام. وإلى أن يقبل الدعوة، تظهر بحالة «قيد الانتظار» في صفحة «الفريق»، حيث يمكنكم إعادة إرسالها أو إلغاؤها.

ما الذي يراه زميلكم

عندما ينقر زميلكم على رابط الدعوة، يمر بنسخة مختصرة من خطوات الإعداد الأولي:

• يؤكد اسمه ويعيّن كلمة مرور.
• ينتقل إلى لوحة التحكم بالدور الذي أسندتموه إليه.
• إذا كان مدير توظيف مسندة إليه وظائف محددة، فلن يرى في قائمة «الوظائف» إلا تلك الوظائف.
• كل ما عدا ذلك مخفي عنه عن قصد. فلن يرى محتوى «ناقصًا» ولن يعرف بوجود وظائف أخرى في مساحة العمل، ويبقى العرض واضحًا.
• إذا كان لديه دور مسؤول التوظيف أو المشرف أو المالك، فسيرى مساحة العمل كاملة منذ تسجيل دخوله الأول.

ساعدوه على التعرّف على المنصة

بعض الخطوات الصغيرة تُحدث فرقًا حقيقيًا عندما ينضم شخص جديد إلى مساحة عملكم لأول مرة:

• أشيروا إليه في ملف مرشح بكتابة @ متبوعة باسمه. فسيتلقى إشعارًا ويتعرّف دفعة واحدة على طريقة تبادل الآراء في Talinty.
• شاركوا معه علامة تبويب لوظيفة مفتوحة. فهذه أسرع طريقة لإطلاعه على ما صفّيتموه وقيّمتموه، دون شرح يستغرق ثلاثين دقيقة.
• اطلبوا منه تفعيل إشعارات البريد الإلكتروني في إعدادات ملفه الشخصي. فإعدادات Talinty الافتراضية تقتصر على الإشعارات داخل التطبيق، وقد تمر دون أن ينتبه إليها ما لم يتذكر تفقدها.
• وجّهوه إلى قاعدة المعرفة هذه. فقسم «البدء» يستغرق نحو ساعة، وسيوفّر عليكم كثيرًا من رسائل Slack من قبيل «أين أجد...؟».

إدارة الزملاء لاحقًا

الأمور تتغير. فقد يغيّر الأشخاص أدوارهم، أو يغادرون الفريق، أو يتولون مسؤوليات جديدة. ومن الإعدادات ← الفريق، يمكنكم:

• تغيير دور أي شخص. وهذا مفيد عندما يُرقّى مسؤول توظيف إلى قائد فريق، أو عندما ينضم مدير توظيف إلى فريق التوظيف بدوام كامل.
• إعادة إسناد وظائفه. وهذا مهم خاصة لمديري التوظيف، لأن وصولهم مقتصر على وظائف محددة.
• إعادة إرسال الدعوات المعلّقة أو إلغاؤها. تنتهي صلاحية الدعوات المعلّقة بعد سبعة أيام، ويمكنكم إعادة إرسالها قبل ذلك أو إلغاؤها في أي وقت.
• إلغاء تفعيل حساب زميل سابق. عندما يغادر شخص ما، ألغوا تفعيل حسابه بدلًا من حذفه. فإلغاء التفعيل يحتفظ بملاحظاته وآرائه وسجل التدقيق الخاص به، فيبقى سجل التوظيف السابق كاملًا، ويُسحب وصوله فورًا.

ملاحظة عن الأمان

يستطيع المالكون والمشرفون الاطلاع على كثير من البيانات وتعديلها وحذفها. لذا تعاملوا مع هذين الدورين كمفاتيح المبنى، فهذا ما هما عليه فعليًا. وإليكم بعض الممارسات البسيطة:

• اقصروا دور المالك على شخص أو شخصين.
• استخدموا تسجيل الدخول الموحّد (SSO) فور توفره في مساحة عملكم، واجعلوه إلزاميًا لدوري المشرف والمالك.
• راجعوا صفحة «الفريق» كل ثلاثة أشهر، وألغوا تفعيل حسابات من غادروا.
• لا تشاركوا بيانات تسجيل الدخول أبدًا. وإذا احتاج شخصان إلى الوصول، فادعوهما كليهما.