Quand ajouter une note
Les notes apportent le regard humain sur le profil d’un candidat. L’IA se charge de la première lecture. Les notes couvrent tout ce que l’IA ne peut pas voir directement :
- Votre intuition après un appel de présélection.
- Une remarque en passant du responsable du recrutement sur Slack, dont vous voulez vous souvenir.
- Une question à poser lors du prochain entretien.
- Une remarque sur une prise de références qui n’a pas encore eu lieu.
- La raison pour laquelle vous faites avancer le candidat (ou le mettez en attente), que l’équipe doit pouvoir comprendre dans trois semaines.
Les notes ne sont pas des retours d’entretien. Les retours d’entretien structurés vont dans les grilles d’évaluation, liées à des étapes précises. Les notes sont un commentaire continu, en parallèle du reste.
Ajouter une note
Depuis n’importe quel profil de candidat, faites défiler jusqu’à la section Notes et évaluations. Une zone de saisie se trouve en haut. Vous pouvez aussi l’ouvrir depuis le panneau d’actions en cliquant sur Ajouter une note.
Rédigez votre note. La zone de saisie permet :
- La mise en forme de base : gras, italique, listes.
- Les mentions @ pour prévenir un collègue (voir ci-dessous).
- Les liens : collez une adresse web, elle devient un lien cliquable.
- Les pièces jointes : ajoutez une capture d’écran, un document de référence ou tout fichier utile.
Cliquez sur Enregistrer pour publier la note. Elle apparaît immédiatement en haut de la section des notes, et une entrée est ajoutée à l’historique du candidat.
Note privée ou visible par l’équipe
Chaque note est soit privée, soit visible par l’équipe. Le bouton de choix se trouve dans la zone de saisie, juste sous le champ de texte.
- Les notes visibles par l’équipe sont le choix par défaut. Toute personne ayant accès au poste de ce candidat peut les lire. Utilisez-les pour tout ce qui doit faire partie du dossier partagé de l’équipe.
- Les notes privées ne sont visibles que par vous. Utilisez-les pour vos premières impressions, que vous n’êtes pas encore prêt à partager, pour vos réflexions provisoires, ou pour tout ce que vous écririez dans un carnet avant de décider quoi transmettre à l’équipe. Les notes privées apparaissent tout de même dans votre propre historique : vous en gardez une trace.
Vous pouvez rendre une note privée visible par l’équipe plus tard : ouvrez-la et cliquez sur Rendre visible par l’équipe. L’inverse est impossible : une fois visible, une note le reste.
Mentionner des collègues
Dans la zone de saisie, tapez @ puis le début du nom d’un collègue. Une liste de suggestions affiche les collègues correspondants. Choisissez-en un : il reçoit une notification avec un lien direct vers le profil du candidat et la note concernée.
Les mentions ne fonctionnent que dans les notes visibles par l’équipe. Mentionner quelqu’un dans une note privée n’a aucun effet (le @ reste du texte et aucune notification n’est envoyée).
Exemples courants de mentions :
- « @responsable_recrutement, votre avis sur ce candidat ? » pour faire participer un responsable du recrutement à la discussion.
- « @recruteur, pouvez-vous planifier l’entretien suivant ? » pour confier la planification.
- « @équipe, la réponse à la question 3 m’inquiète. Qu’en pensez-vous ? » pour signaler un point précis.
Une mention ne modifie pas les autorisations. La personne mentionnée voit seulement ce que son rôle lui permet déjà de voir.
Modifier ou supprimer une note
Une note reste modifiable pendant un certain délai après sa publication (15 minutes par défaut). Ensuite, elle est figée. Le principe : la note conservée dans le dossier est celle que votre équipe a lue.
Si vous devez corriger une note figée, ajoutez une note complémentaire qui fait référence à l’originale. Ne cherchez pas à réécrire l’historique.
La suppression d’une note est plus encadrée :
- Vos propres notes. Vous pouvez les supprimer pendant le délai de modification.
- Les notes de vos collègues. Seuls les administrateurs et les propriétaires peuvent les supprimer.
La suppression est journalisée. Une entrée reste dans l’historique : elle indique qu’une note a été supprimée, par qui et quand, même si la note elle-même a disparu.
Quelques mots sur les grilles d’évaluation
Les grilles d’évaluation sont la version structurée des notes. Une note est libre. Une grille d’évaluation est un modèle lié à une étape précise, généralement un entretien ou l’examen d’un test. Elle comporte des critères notés, un commentaire obligatoire par critère et une recommandation globale.
Les grilles d’évaluation figurent dans la même section Notes et évaluations, mais elles se remplissent par un autre processus (généralement déclenché lorsqu’un entretien vous est attribué). Elles sont décrites en détail dans la catégorie « Votre équipe ».
