متى تضيفون ملاحظة
الملاحظات هي الجانب البشري في ملف المرشح. فالذكاء الاصطناعي يتولى القراءة الأولى، والملاحظات تغطي كل ما لا يستطيع الذكاء الاصطناعي رؤيته مباشرة:
- انطباعكم الشخصي بعد مكالمة الفرز.
- ملاحظة عابرة من مدير التوظيف على Slack تريدون تذكّرها.
- سؤال تريدون طرحه في جولة المقابلة التالية.
- ملاحظة عن اتصال للتحقق من المراجع لم يُجرَ بعد.
- سبب نقل المرشح إلى المرحلة التالية (أو تعليقه)، بحيث يفهمه الفريق بعد ثلاثة أسابيع.
الملاحظات ليست آراء المقابلات. فالآراء المنظَّمة عن المقابلات تُكتب في بطاقات التقييم المرتبطة بمراحل محددة. أما الملاحظات فهي تعليقات مستمرة إلى جانب كل شيء آخر.
إضافة ملاحظة
من أي ملف مرشح، مرّروا إلى قسم «الملاحظات والتقييمات». ستجدون في أعلاه مربعًا لكتابة الملاحظة. ويمكنكم أيضًا فتحه من لوحة الإجراءات بالنقر على «إضافة ملاحظة».
اكتبوا ملاحظتكم. ويدعم مربع الكتابة:
- التنسيق الأساسي: الخط العريض، والمائل، والقوائم.
- الإشارات (@) لإشعار زميل (التفاصيل أدناه).
- الروابط: الصقوا عنوان صفحة ليتحول إلى رابط قابل للنقر.
- المرفقات: أضيفوا لقطة شاشة، أو مستندًا مرجعيًا، أو أي ملف مفيد.
انقروا على «حفظ» لنشر الملاحظة. فتظهر فورًا في أعلى قسم الملاحظات، وتُضاف مدخلة إلى السجل الزمني للمرشح.
ملاحظة خاصة أم مرئية للفريق
كل ملاحظة إما خاصة وإما مرئية للفريق. ويوجد زر الاختيار في مربع الكتابة، أسفل حقل النص مباشرة.
- الملاحظات المرئية للفريق هي الخيار الافتراضي. ويستطيع قراءتها كل من لديه وصول إلى الوظيفة التي تقدّم إليها هذا المرشح. استخدموها لكل ما يجب أن يكون جزءًا من السجل المشترك للفريق.
- الملاحظات الخاصة لا يراها أحد غيركم. استخدموها للانطباعات الأولى التي لستم مستعدين لمشاركتها بعد، أو الأفكار الأولية، أو أي شيء قد تكتبونه في دفتر قبل أن تقرروا ما ترفعونه إلى الفريق. وتظهر الملاحظات الخاصة مع ذلك في سجلكم الزمني، فيبقى لديكم أثر لها.
يمكنكم لاحقًا جعل الملاحظة الخاصة مرئية للفريق بفتحها والنقر على «إظهار للفريق». ولا يمكن العكس: فبمجرد أن تصبح الملاحظة مرئية، تبقى مرئية.
الإشارة إلى الزملاء
اكتبوا @ ثم ابدؤوا كتابة اسم الزميل داخل مربع الملاحظة. تظهر قائمة اقتراحات بأسماء الزملاء المطابقين. اختاروا أحدهم، فيتلقى إشعارًا برابط مباشر إلى ملف المرشح وإلى الملاحظة المعنية.
لا تعمل الإشارات إلا في الملاحظات المرئية للفريق. فالإشارة إلى شخص في ملاحظة خاصة لا أثر لها (يبقى الرمز @ نصًا عاديًا، ولا يُرسل أي إشعار).
أمثلة شائعة على الإشارات:
- «@مدير_التوظيف ما رأيك في هذا المرشح؟» لإشراك مدير التوظيف في النقاش.
- «@مسؤول_التوظيف هل يمكنك تحديد موعد المقابلة التالية؟» لتسليم مهمة الجدولة.
- «@الفريق الإجابة عن السؤال 3 مقلقة، ما رأيكم؟» لإبراز مسألة محددة.
الإشارة لا تغيّر الصلاحيات. فالشخص المُشار إليه لا يرى إلا ما يسمح له دوره برؤيته أصلًا.
تعديل ملاحظة أو حذفها
يمكن تعديل الملاحظة خلال مدة محددة بعد نشرها (15 دقيقة افتراضيًا). وبعد ذلك تُثبَّت. والمبدأ: الملاحظة كما قرأها فريقكم هي التي تبقى في السجل.
إذا احتجتم إلى تصحيح ملاحظة مثبّتة، فأضيفوا ملاحظة لاحقة تشير إلى الملاحظة الأصلية. ولا تحاولوا إعادة كتابة السجل.
حذف الملاحظات أكثر تقييدًا:
- ملاحظاتكم. يمكنكم حذفها خلال مدة التعديل.
- ملاحظات الزملاء الآخرين. لا يستطيع حذفها إلا المشرفون والمالكون.
يُسجَّل الحذف. إذ تبقى في السجل الزمني مدخلة تبيّن أن ملاحظة قد حُذفت، ومن حذفها، ومتى، حتى لو اختفت الملاحظة نفسها.
لمحة سريعة عن بطاقات التقييم
بطاقات التقييم هي النسخة المنظَّمة من الملاحظات. فبينما تكون الملاحظة حرة، تكون بطاقة التقييم نموذجًا مرتبطًا بمرحلة محددة، عادةً مقابلة أو مراجعة اختبار. وتتضمن معايير مُقيَّمة، وتعليقًا إلزاميًا لكل معيار، وتوصية عامة.
توجد بطاقات التقييم في قسم «الملاحظات والتقييمات» نفسه، لكنها تُملأ عبر مسار مختلف (يبدأ عادةً عند إسناد مقابلة إليكم). وتجدون شرحًا مفصلًا لها في قسم «فريقكم».
