عرضان للسجل
للمرشح في Talinty عرضان لسجله:
- سجل الطلبات. كل الوظائف التي تقدّم إليها هذا المرشح (أو أُضيف إليها) في مساحة عملكم. صف واحد لكل وظيفة، مع الحالة والتواريخ والنتيجة. وهو العرض الأشمل: أين ظهر هذا الشخص في عمليات التوظيف لدينا؟
- السجل الزمني. كل الإجراءات المتخذة بشأن هذا المرشح في وظيفة واحدة، مرتبة زمنيًا: تغييرات الحالة، والملاحظات المضافة، والرسائل المرسلة، والاختبارات المكتملة، وبطاقات التقييم المرسلة. وهو العرض الأدق: ماذا حدث مع هذا المرشح، ومتى، ومن قام به؟
العرضان جزء من ملف المرشح، في قسمين منفصلين. استخدموا سجل الطلبات عندما يكون المرشح قد تقدّم عدة مرات، واستخدموا السجل الزمني لكل ما عدا ذلك.
قراءة السجل الزمني
تعرض كل مدخلة في السجل الزمني أربعة عناصر:
- ما حدث. الإجراء نفسه: نُقل إلى «الفرز الإلكتروني»، أو أُضيفت ملاحظة، أو استُبعد، أو اكتمل الاختبار.
- من قام به. اسم الزميل، أو «النظام» في حالة التغييرات التلقائية.
- التوقيت. التاريخ والوقت، مع توقيت نسبي (قبل ساعتين) للعناصر الحديثة.
- السبب أو التفاصيل، إن وُجدت. ففي تغييرات الحالة التي تتطلب سببًا، يظهر السبب في المدخلة. وفي الملاحظات، تظهر معاينة لنصها. وفي الرسائل، يظهر سطر الموضوع.
انقروا على أي مدخلة لتوسيعها. فتظهر الملاحظات كاملة، وتُظهر تغييرات الحالة الوضع قبل التغيير وبعده، وتفتح الرسائل نص البريد الإلكتروني كاملًا، وترتبط الاختبارات بالدرجة والتسجيل.
شارات الحالة ومعانيها
إلى جانب المرحلة («التقديم»، و«الفرز الإلكتروني»، وغيرهما)، لكل مرشح شارة حالة توضح وضعه الحالي. والحالات المعيارية هي:
- جديد. استُلم الطلب ولم تتم مراجعته بعد.
- قيد المراجعة. يعمل أحد الزملاء على الملف حاليًا.
- تم إرسال الاختبار. أُرسل اختبار المهارات أو مقابلة الفيديو، وننتظر رد المرشح.
- في القائمة المختصرة. تجاوز المرشح الفرز الأولي.
- تم التعيين. قُبل العرض الوظيفي.
- مستبعَد. لم يعد المرشح قيد النظر، ويبقى في قاعدة المواهب للتوثيق ولعمليات البحث المستقبلية.
تتغير الشارات تلقائيًا مع تقدم المرشحين في مسار التوظيف. ويمكنكم أيضًا تعيينها يدويًا من ملف المرشح عندما يتطلب الوضع ذلك.
تصفية السجل الزمني
قد يضم السجل الزمني للمرشحين الذين تطول متابعتهم مئات المدخلات. ويتيح لكم شريط التصفية أعلى القسم تضييق العرض:
- حسب النوع. عرض تغييرات الحالة فقط، أو الملاحظات فقط، أو الرسائل فقط، أو الاختبارات فقط.
- حسب الشخص. عرض المدخلات التي قام بها زميل محدد فقط.
- حسب الفترة الزمنية. عرض ما حدث هذا الأسبوع، أو هذا الشهر، أو منذ آخر مقابلة.
يمكن الجمع بين عوامل التصفية. فمثلًا: تغييرات الحالة التي أجرتها سارة خلال آخر 30 يومًا.
ما هو تلقائي وما هو يدوي
بعض مدخلات السجل الزمني يقوم بها أشخاص، وبعضها يقوم بها النظام. وتوضح المدخلة ذلك.
- المدخلات اليدوية (تحمل اسم زميل): الملاحظات المضافة، والرسائل التي كتبها شخص، والنقل اليدوي بين المراحل، والاستبعاد اليدوي.
- المدخلات التلقائية (تحمل كلمة «النظام»): استلام الطلب، وإرسال الاختبار تلقائيًا عند وصول المرشح إلى «الفرز الإلكتروني»، وتحديث الحالة تلقائيًا عند إكمال المرشح اختبارًا، وإرسال رسالة الرفض تلقائيًا عند الاستبعاد في مرحلة محددة مسبقًا.
يمكن إيقاف الإجراءات التلقائية لكل وظيفة من إعداداتها إذا كنتم تفضلون التعامل معها يدويًا. وتُبقي معظم الفرق الأتمتة مفعّلة في المراحل المبكرة وتوقفها في المراحل المتأخرة.
لماذا يهم هذا السجل
إلى جانب السؤال العملي «ما الذي تم مع هذا المرشح؟»، يؤدي السجل الزمني دورًا حقيقيًا: فهو التوثيق الذي يستند إليه كل قرار يتخذه فريقكم. وعندما يسأل مدير التوظيف لماذا قدّمتم هذا المرشح على غيره، يجيب السجل الزمني. وعندما يراسلكم مرشح بعد ثلاثة أشهر ليسأل عن سبب رفضه، يجيب السجل الزمني.
صدق السجل أهم من تنميقه. فإذا أجرى الفريق نقاشًا صعبًا بشأن مرشح، فسجّلوا الخلاصة في ملاحظة مرئية للفريق. تظهر هذه الملاحظة في السجل الزمني، وبعد ثلاثة أشهر ستكون السياق الوحيد المتاح لأي شخص.
