Commencez par la bonne question
Lorsqu’un candidat vous écrit au sujet de ses données, la première question n’est pas « Que fait Talinty ? ». C’est « Qu’exige la loi applicable à ce candidat, et comment Talinty m’aide-t-il à la respecter ? ».
Talinty agit en tant que sous-traitant pour votre espace de travail. Les obligations légales envers le candidat vous incombent. Les outils de la plateforme sont conçus pour vous aider à les remplir rapidement. La suite de cet article décrit ces outils.
Si vous ne savez pas quelles règles s’appliquent à la demande d’un candidat, adressez-vous à votre conseiller juridique. Ce centre d’aide ne donne volontairement aucun conseil juridique.
Supprimer un candidat
Pour retirer un candidat de votre espace de travail :
- Ouvrez le profil du candidat.
- Cliquez sur le menu des actions, en haut à droite.
- Sélectionnez « Supprimer le candidat ».
- Confirmez.
Ce qui se passe ensuite :
- Le candidat disparaît immédiatement de la vue de votre équipe.
- Peu après, le profil du candidat, son CV, ses résultats de tests, les notes et les synthèses générées par l’IA sont supprimés de nos systèmes actifs.
- Les copies de sauvegarde habituelles sont conservées pendant une durée limitée, selon les pratiques standard de reprise après sinistre. Elles sont ensuite écrasées lors de la rotation normale des sauvegardes. Dans le cours normal de l’activité, elles ne peuvent être ni consultées ni restaurées.
- La suppression est enregistrée dans le journal d’activité de votre espace de travail. L’entrée indique qui a lancé la suppression et quand. Le journal ne contient pas les données du candidat, seulement le fait qu’il a été supprimé.
La suppression est définitive. Nous ne pouvons pas restaurer un candidat supprimé à partir des sauvegardes pour vous dépanner. Si vous supprimez un candidat par erreur, il devra postuler de nouveau.
Exporter les données d’un candidat
Pour remettre à un candidat une copie des données que Talinty détient à son sujet :
- Ouvrez le profil du candidat.
- Cliquez sur le menu des actions, en haut à droite.
- Sélectionnez « Exporter les données ».
- Choisissez le format : PDF pour un résumé lisible, JSON pour un export lisible par une machine.
- Téléchargez le fichier.
L’export contient tout ce que Talinty a enregistré et qui provient du candidat : le contenu du CV, les réponses du formulaire de candidature, les résultats des tests, les enregistrements des entretiens vidéo (sous forme de transcriptions et de liens), ainsi que les messages qu’il a envoyés et reçus via Talinty.
L’export ne contient pas les informations internes que votre équipe a créées sur le candidat et qui ne lui ont pas été communiquées : notes privées, avis du jury, scores internes et synthèses générées par l’IA. Dans la plupart des juridictions, le candidat n’a pas droit aux évaluations internes, mais cela varie. Vérifiez avec votre conseiller juridique avant de décider d’inclure ou non ces éléments internes.
Rectifier la fiche d’un candidat
Pour mettre à jour une information du profil d’un candidat (une faute dans son nom, un intitulé de poste erroné, un numéro de téléphone périmé) :
- Ouvrez le profil du candidat.
- Cliquez sur l’icône de modification à côté du champ à changer.
- Corrigez, puis enregistrez.
Les modifications des données du candidat sont enregistrées dans son fil d’activité, avec leur auteur, la date et l’heure. L’ancienne valeur n’apparaît pas dans le fil visible, mais elle figure dans le journal d’audit accessible aux administrateurs.
Une correction ne relance pas à elle seule la notation par l’IA. Si la correction est importante (une compétence réellement présente mais non détectée, un nombre d’années d’expérience rectifié), reclassez le vivier ou ouvrez l’assistant Talinty. Demandez-lui de réévaluer le candidat selon les critères essentiels actuels.
Lorsque le candidat n’a pas postulé via votre espace de travail
Talinty reçoit parfois des demandes de candidats qui ne savent pas quel espace de travail détient leurs données. Nous les renvoyons vers l’entreprise auprès de laquelle ils ont postulé. C’est elle, et non Talinty, qui est responsable du traitement de leurs données.
C’est la bonne démarche selon la plupart des cadres de protection des données. Si vous recevez la demande d’un candidat qui désigne Talinty comme détenteur de ses données, la réponse consiste généralement à confirmer que c’est vous (l’entreprise auprès de laquelle il a postulé) qui traitez la demande. Vous lui envoyez ensuite le fichier exporté selon les étapes ci-dessus.
Demandes groupées
Si un candidat figure plusieurs fois dans votre espace de travail (candidatures distinctes à plusieurs postes ou auprès de plusieurs équipes) et demande la suppression ou l’export de toutes ses données, recherchez-le par e-mail ou par nom. Appliquez ensuite l’action à chaque fiche.
Il n’existe volontairement pas d’action unique « Supprimer cette personne partout ». Chaque candidature est une fiche distincte. Nous ne voulons pas qu’une suppression sur un poste modifie, sans que vous le sachiez, un autre poste que vous n’avez pas ouvert. Si vous avez besoin d’une action groupée sur tout l’espace de travail pour un candidat précis, contactez l’assistance : nous la réaliserons avec vous.
