Commencez par la bonne question
Lorsqu'un candidat écrit pour se renseigner sur ses données, la première question n'est pas ce que Talinty fait. C'est ce qu'exige la loi qui s'applique à ce candidat, et comment Talinty m'aide-t-elle à la respecter.
Talinty fonctionne comme un processeur de données pour votre espace de travail. Les obligations légales envers le candidat sont les vôtres. Les mécaniciens à l'intérieur de la plateforme sont conçus pour vous aider à les rencontrer rapidement. Le reste de cet article est la mécanique.
Si vous ne savez pas quelles règles s'appliquent à la demande d'un candidat, votre conseiller juridique est la bonne ressource. Nous ne fournissons pas de conseils juridiques dans ce centre d'aide, exprès.
Supprimer un candidat
Pour retirer un candidat de votre espace de travail :
- Ouvrez le profil du candidat.
- Cliquez sur le menu Actions en haut à droite.
- Sélectionnez « Supprimer le candidat ».
- Confirmez.
Ce qui se passe :
- Le candidat disparaît de la vue de votre équipe immédiatement.
- Le profil, le curriculum vitae, les résultats de l'évaluation, les notes et tout mémoire généré par l'IA sont retirés de nos systèmes actifs peu après.
- Les copies de sauvegarde courantes sont conservées pendant une période limitée dans le cadre de la pratique standard de récupération en cas de catastrophe et sont écrasées sur la rotation de sauvegarde normale. Ils ne sont pas accessibles pour la lecture ou la restauration dans le cours normal des affaires.
- La suppression est enregistrée dans le journal d'activité de votre espace de travail. L'entrée du journal enregistre qui a commencé la suppression et quand. Les données du candidat ne figurent pas dans le registre; seulement le fait de la suppression.
La suppression est permanente. Nous ne pouvons pas restaurer un candidat supprimé de sauvegardes pour votre commodité. Si vous supprimez par erreur, le candidat devra présenter une nouvelle demande.
Exporter les données d'un candidat
Pour donner à un candidat une copie des données que Talinty détient à leur sujet:
- Ouvrez le profil du candidat.
- Cliquez sur le menu Actions en haut à droite.
- Sélectionnez "Exporter les données".
- Choisissez le format (PDF pour un résumé lisible, JSON pour une exportation lisible par machine).
- Téléchargez le fichier.
L'exportation comprend tout ce que Talinty a stocké au sujet du candidat qui provenait du candidat : le contenu du curriculum vitae, les réponses aux demandes, les résultats d'évaluation, les enregistrements d'entrevues vidéo (comme transcriptions et liens) et les communications qu'ils ont envoyées et reçues par Talinty.
L'exportation n'inclut pas l'information interne sur le candidat que votre équipe a créée et qui n'a pas été partagée avec eux : notes privées, commentaires du jury, notes internes et mémoires générés par l'IA. Dans la plupart des administrations, les évaluations internes ne font pas partie de ce que le candidat a le droit de recevoir, mais elles varient. Confirmez auprès de votre avocat avant de décider s'il faut inclure du matériel interne.
Corriger le dossier d'un candidat
Pour mettre à jour l'information sur le profil d'un candidat (une typographie en son nom, un titre d'emploi erroné, un numéro de téléphone périmé) :
- Ouvrez le profil du candidat.
- Cliquez sur l'icône d'édition à côté du champ que vous devez modifier.
- Faire la correction et enregistrer.
Les modifications aux données du candidat sont enregistrées dans le flux d'activité du candidat avec l'acteur et l'horodatage. La valeur précédente n'est pas conservée dans le flux visible, mais fait partie du journal de vérification disponible pour les administrateurs.
Les corrections ne déclenchent pas la notation d'IA par elles-mêmes. Si la correction est importante (une compétence manquée qui était réellement présente, une année d'expérience corrigée), reclassez le bassin ou ouvrez l'adjointe Talinty et demandez-lui de réévaluer le candidat par rapport aux critères de base actuels.
Lorsque le candidat n'a pas postulé dans votre espace de travail
Talinty reçoit occasionnellement des demandes de candidats qui ne savent pas quel espace de travail détient leurs données. Nous les redirigerons vers la société à laquelle ils ont demandé, parce que cette société est le responsable du traitement des données pour leur dossier, pas Talinty.
C'est le routage correct dans la plupart des cadres de protection des données. Si vous recevez une demande de candidat qui désigne Talinty comme le détenteur de leurs données, la réponse est généralement une confirmation que vous (la société à laquelle ils ont demandé) traitez la demande, et un fichier exporté des étapes ci-dessus.
Demandes en vrac
Si un candidat est dans votre espace de travail plusieurs fois (séparer les applications pour séparer les rôles, ou à différentes équipes) et demande la suppression ou l'exportation dans l'ensemble d'eux, vous pouvez rechercher l'espace de travail par leur email ou leur nom et appliquer l'action à chaque enregistrement.
Il n'y a pas un seul clic "supprimer cette personne partout" action par conception. Chaque candidature est un enregistrement séparé, et nous ne voulons pas qu'une suppression dans un rôle affecte silencieusement un autre rôle que vous n'avez pas ouvert. Si vous avez besoin d'une action globale sur l'espace de travail pour un candidat spécifique, contactez le support et nous l'exécuterons avec vous.
